La Legge n. 241/1990, integrata da successivi decreti, disciplina la materia dell'accesso agli atti amministrativi. Nel presente approfondimento, tratteremo nello specifico:
- quando si può fare richiesta di accesso agli atti;
- quali sono gli atti che è possibile visionare e quali invece no;
- in quali casi si può richiedere l'autenticazione delle copie;
- come si procede all'autenticazione e da chi può essere fatta.
Accesso agli atti amministrativi della scuola: chi può fare richiesta?
Nel caso dell'ambito scolastico, è certamente possibile per l'utente visionare gli atti amministrativi della propria scuola. La materia è regolata, oltre che dalla Legge n. 241/1990, anche dal D.Lgs. n. 126/2016 e dal D.Lgs. n. 127/2016.
Con "diritto di accesso" si intende la facoltà di prendere visione ed estrarre copia dei documenti amministrativi. Tale diritto può essere esercitato da coloro che hanno un interesse diretto, concreto e attuale che corrisponda a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento del quale si richiede l'accesso.
Una volta appurato il diritto di accesso agli atti amministrativi, la persona che richiede i documenti deve anche avere una motivazione seria e documentata. A partire dalla presentazione della domanda, il Dirigente scolastico avrà 30 giorni per rispondere alla richiesta.
Quali documenti amministrativi si possono consultare?
Sempre rimanendo in ambito scolastico, seguendo la Legge n. 241/1990 si può fare la richiesta per l'accesso alle seguenti tipologie di documenti:
- atti relativi alla formulazione delle graduatorie interne e delle graduatorie di istituto;
- atti finalizzati alla stipula di contratti per l'aggiudicazione di forniture di beni e servizi;
- elaborati scritti e atti della Commissione giudicatrice degli Esami di Stato;
- compiti scritti, documenti relativi agli scrutini e ai relativi verbali;
- registri personali dei docenti e verbali dei Consigli di classe;
- atti formali emanati nel corso dell'istruttoria a favore del soggetto che produca istanza di trasferimento e mobilità professionale;
- relazione ispettiva, nonché atti presupposti e connessi a favore di un insegnante sottoposto a ispezione e/o procedimento disciplinare.
Secondo quanto si legge invece nel D.Lgs n. 196/2003 e nel DPR n. 184/2006, vengono esclusi dal diritto di accesso:
- rapporti informativi sul personale dipendente;
- documenti riguardanti l'attività di informazione, consultazione, concertazione e contrattazione sindacale;
- documenti rappresentativi di accertamenti e dichiarazioni medico-legali relativi al personale;
- documenti attinenti al trattamento economico individuale o a rapporto informativi o valutativi;
- documenti rappresentativi di interventi dell'autorità giudiziaria o della Procura della Corte dei Conti, riguardanti soggetti per i quali si delinea una responsabilità civile, penale, amministrativa;
- documenti che contengono atti sensibili o giudiziari, fatto salvo il caso in cui l'accesso non sia strettamente indispensabile per la tutela dell'interessato o dei suoi diritti;
- atti dei privati che sono occasionalmente detenuti dall'istituzione scolastica;
- documenti attinenti a procedimenti penali o utilizzabili a fini disciplinari o di dispensa dal servizio, monitori o cautelari nonché riguardanti procedure conciliative o arbitrali.
Accesso agli atti amministrativi: come si fa?
Sono due le modalità di accesso previste per gli atti amministrativi, ivi inclusi quelli dell'ambito scolastico:
- una modalità di accesso informale;
- una modalità di accesso formale.
L'accesso informale può esercitato con una richiesta all'ufficio dell'amministrazione che forma l'atto conclusivo o lo detiene stabilmente. Un esempio di ufficio competente è l'Ufficio Relazioni con il Pubblico, e la richiesta può anche essere fatta verbalmente.
La richiesta viene esaminata nell'immediato e senza formalità, ma non garantisce la possibilità futura di dimostrare quanto affermato.
Al contrario, l'accesso formale prevede una richiesta - appunto - formale mediante la presentazione di un modulo istituito dall'amministrazione o scritto autonomamente. Può essere inviato tramite raccomandata A/R o depositato all'ufficio Protocollo dell'amministrazione, nel qual caso verrà rilasciata ricevuta.
Come si può vedere, l'accesso formale richiede più tempo ma offre anche maggiori garanzie nel caso sia necessario rivendicare un diritto disatteso.
Tempistiche previste per l'accesso agli atti pubblici
Come abbiamo accennato, il tempo previsto per la risposta dell'amministrazione è di 30 giorni, con alcune eccezioni.
Se per esempio l'amministrazione ritiene che l'accesso ai documenti possa pregiudicare i diritti di altri soggetti, deve informarli immediatamente.
Il termine dei 30 giorni si sospende, mentre i controinteressati hanno 10 giorni di tempo a partire dalla comunicazione dell'amministrazione per far pervenire una risposta favorevole o contraria alla richiesta di accesso. Da qui, il termine dei 30 giorni riprende a decorrere da dove era stato interrotto.
Autenticazione della copia dell'atto amministrativo e spese di bollo
In introduzione, abbiamo accennato alla possibilità da parte dell'utente di richiedere l'autenticazione delle copie dell'atto al quale si vuole accedere. Secondo quanto si legge nel DPR n. 445/2000, ad autenticare il documento può essere:
- il pubblico ufficiale che ha emesso o presso il quale è depositato l'atto originale;
- un notaio, un cancelliere o un segretario comunale, previa esibizione dell'originale;
- un altro funzionario incaricato dal sindaco, sempre previa esibizione dell'originale.
L'autentica del documento, cioè l'attestazione di conformità con l'originale, si scrive alla fine della copia a cura del pubblico ufficiale autorizzato. Vanno indicati anche:
- data e luogo di rilascio;
- numero di fogli impiegati;
- proprio nome e cognome e qualifica rivestita.
Inoltre, va apposta anche la propria firma per esteso con il timbro dell'ufficio. Se il documento è formato da più fogli, la firma si appone a margine di ciascun foglio intermedio.
L'imposta di bollo dovuta sulle copie conformi è regolata dal Decreto Dipartimentale n. 662/2019 del Ministero dell'Istruzione, dell'Università e della Ricerca, nel quale si legge:
"Nel caso di richiesta di copie di documenti in bollo, al pagamento dell'imposta di bollo provvede direttamente il richiedente, fornendo all'ufficio competente al rilascio la marca da bollo."
Altre spese a carico del richiedente: ricerca e visura, notifica a controinteressati, spese di ritiro e consegna
Se l'accesso al documento amministrativo comporta attività di ricerca e visura con aggravio di lavoro dell'ufficio competente, il relativo importo si aggiunge a quelli già a carico del richiedente. Al contrario, è previsto un rimborso a pagina, se il diritto di accesso presuppone la copertura di dati personali secondo le normative vigenti.
Allo stesso modo, è a carico del richiedente il costo per la notifica ai controinteressati di cui abbiamo parlato nei paragrafi precedenti. I costi vengono quantificati per controinteressato, escludendo però il personale in effettivo servizio presso la scuola, e comprendono anche le spese postali e i costi amministrativi.
In generale, il costo della spedizione è sempre a carico del richiedente, qualora sia richiesta.
Il pagamento viene effettuato prima del ritiro delle copie - e della notifica a eventuali controinteressati - attraverso:
- un versamento postale;
- un bonifico bancario;
- il sistema PAGOPA.
La causale da riportare è "Rimborso spese per l'accesso agli atti", e la ricevuta del pagamento va mostrata al momento del rilascio della documentazione.
