Sul SIDI, il Sistema Informativo Dell'Istruzione, è presente una nuova funzione nell'ottica del continuo processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.
Si tratta di SIGILLO - Firma Elettronica Avanzata, che le istituzioni scolastiche potranno utilizzare durante le attività quotidiane di gestione dell'istituto.
In questo approfondimento vedremo nello specifico:
- cos'è SIGILLO;
- a cosa serve;
- come si utilizza ai fini della firma elettronica avanzata.
Cos'è la nuova funzione SIGILLO del SIDI
Come abbiamo accennato nell'introduzione, il focus della nuova funzione SIGILLO è quello di permettere la firma elettronica avanzata di documenti amministrativi a soggetti privi di firma digitale.
La firma elettronica avanzata è una procedura di sottoscrizione elettronica con valore legale che garantisce, secondo le norme:
- l'integrità di un documento informatico;
- la riconducibilità al soggetto che lo ha firmato.
D'altronde, come recita l'articolo 20 del Codice dell'Amministrazione Digitale,
"Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice Civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata"
Lo scopo della funzione SIGILLO è proprio questo. Sempre il CAD stabilisce che le Pubbliche Amministrazioni formino i loro documenti mediante mezzi informatici e con formato digitale.
Con SIGILLO, diventa possibile firmare i documenti in modo esclusivamente digitale senza un passaggio alla carta stampata o alla firma autografa. In questo modo, viene rispettata la norma e si evita al contempo un vizio di forma che potrebbe portare all'annullamento del documento.
Funzione SIGILLO: casi concreti in cui può servire
La funzione SIGILLO, come vedremo più avanti, permette di apporre una firma elettronica avanzata a documenti che richiedano un unico soggetto firmatario o anche soggetti multipli. In particolare, il sistema presente sul SIDI evidenzia la sua utilità proprio nel secondo caso, in modo da sopperire alle situazioni dove il rilascio dei certificati digitali risulti problematico.
Rientrano nella tipologia che i Dirigenti Scolastici, i DSGA e gli Assistenti Amministrativi possono caricare e far firmare su SIGILLO documenti come:
- verbali degli organi collegiali, per esempio consigli di classe, collegio docenti, consigli di istituto;
- incarichi, nomine e deleghe attribuite dal Dirigente Scolastico;
- contratti di acquisizione di beni e servizi, o anche stipulati con esterni;
- contratto di istituto.
In tutti questi casi, alcuni dei quali prevedono firme multiple, sarà possibile servirsi della funzione SIGILLO per la firma elettronica avanzata senza neanche dover passare dal cartaceo e dalla successiva digitalizzazione.
Caricare un documento a firma singola su SIGILLO
Per poter caricare un documento da far firmare tramite SIGILLO, il Dirigente Scolastico - o DSGA o Assistente Amministrativo - deve eseguire l'accesso al SIDI.
Da lì, sarà necessario:
- selezionare la funzionalità Firma digitale > Firma elettronica avanzata gestione;
- inserire il codice meccanografico della scuola e del profilo;
- dalla schermata Home, selezionare la voce "Carica documento".
Bisogna quindi selezionare anche la tipologia di firma, che in questo caso sarà "A firma singola". A questo punto, si dovranno inserire i dati riguardanti la firma elettronica avanzata e il soggetto firmatario:
- codice fiscale e indirizzo email;
- data entro cui apporre la firma;
- titolo e breve descrizione del dell'atto da firmare;
- nome e cognome del soggetto firmatario;
- spunta, se necessario, sulla casella di obbligatorietà della firma.
Si potrà adesso caricare il documento che verrà firmato tramite SIGILLO, ma anche stabilire dove verrà apposta la firma. Il soggetto firmatario riceverà una email dall'indirizzo noreply@istruzione.it con le istruzioni per procedere alla firma.
Caricare un documento a firma multipla su SIGILLO
Per i documenti a firma multipla, il caricamento procede allo stesso modo, almeno fino alla selezione della tipologia di firma. Qui bisognerà selezionare "A firma multipla", e poi inserire i dati dei firmatari come abbiamo visto nella sezione "A firma singola".
Può succedere che il documento abbia anche un ordine di firma, con i soggetti a priorità più bassa che dovranno firmare prima dei soggetti a priorità più alta. I primi riceveranno l'email con le istruzioni per la firma, al completamento della quale il documento sul SIDI avrà lo stato di "Parzialmente firmato".
Solo a questo punto i secondi riceveranno l'email per l'apposizione della firma elettronica avanzata. A questo punto, il documento entrerà nello stato di "Documento firmato".
